プライバシーポリシー

トンボ合同会社（以下「当社」といいます。）は、当社が提供するSES・SI企業の営業・要員管理「COMPAS」（以下「本サービス」といいます。）および当社のウェブサイト（以下「本ウェブサイト」といいます。）において取り扱う個人情報について、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他の関係法令およびガイドラインを遵守し、以下のとおりプライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます。）を定めます。

第1条（基本方針および事業者情報）

1. 当社は、個人情報の適正な取扱いが事業活動の基本であり社会的責務であると認識し、個人情報保護法その他の関係法令、個人情報保護委員会が定めるガイドライン等を遵守します。
2. 当社は、個人情報を取得する際には利用目的を明らかにし、その目的の達成に必要な範囲でのみ取り扱います。
3. 当社は、個人情報の漏えい、滅失またはき損の防止その他の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じ、その取扱いを継続的に見直し、改善します。
4. 本ポリシーにおける個人情報取扱事業者は、次のとおりです。

第2条（定義）

本ポリシーにおいて使用する用語の意味は、次のとおりとします。本ポリシーに定めのない用語は、個人情報保護法の定義に従います。

1. 「個人情報」とは、個人情報保護法第2条第1項に定める個人情報をいいます。
2. 「個人データ」とは、個人情報データベース等を構成する個人情報をいいます。
3. 「保有個人データ」とは、当社が開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データをいいます。
4. 「お客様」とは、本サービスの利用契約を当社と締結した法人その他の団体をいいます。
5. 「登録データ」とは、お客様またはその利用者が本サービスに入力または取り込んだデータ（技術者・案件・顧客・協力会社に関する情報等を含みます。）をいいます。

第3条（取得する個人情報および取得方法）

当社は、適正な手段により、次の個人情報を取得します。

1. 本ウェブサイトのお問い合わせ、資料請求および導入のご相談のお申込みの際にご入力いただく情報（会社名、氏名、役職、メールアドレス、社員数、現在の管理方法、COMPASを知ったきっかけ、紹介コード等）
2. 本サービスのご利用にあたり取得する情報（利用者の氏名、メールアドレス、所属、役割、ログイン日時、操作の記録等）。なお、本サービスへのログインにMicrosoft 365アカウントを用いる場合、当社はログインに必要な範囲で、お客様の組織のアカウント情報（氏名、メールアドレス等）を取得します。
3. ご契約、ご請求およびお問い合わせ対応の過程で取得する情報（担当者の氏名、連絡先、やり取りの内容等）
4. 本ウェブサイトの閲覧に伴い自動的に取得する情報（閲覧したページ、表示した内容、ボタンの操作、ブラウザの種類、アクセス日時等）。取得方法は第14条に定めます。
5. 登録データに含まれる個人情報。登録データの取扱いは第10条に定めます。

第4条（利用目的）

当社は、取得した個人情報を次の目的の範囲内で利用します。

1. お問い合わせおよび資料請求への回答、資料の送付
2. 導入のご相談および利用契約の申込みの受付、本人確認、契約の締結および管理
3. 本サービスの提供、運用、保守、本人認証およびアカウントの管理
4. 本サービスに関するお知らせ（仕様変更、メンテナンス、障害、規約改定等）の送付
5. 料金の請求および支払いに関する手続き、取引開始時の与信審査、ならびに反社会的勢力に該当しないことの確認
6. 本サービスに関するお問い合わせ、ご相談、障害への対応
7. 本サービスの不正利用の防止、セキュリティの確保および利用規約に違反する行為への対応
8. 本ウェブサイトおよび本サービスの品質向上、機能の改善、新機能の検討（個人を特定しない形に集計した情報を用います）
9. 本サービスまたは当社が提供する関連サービスのご案内（あらかじめ受け取りに同意いただいた方に限ります。同意はいつでも撤回できます）
10. 前各号に付随する業務

第5条（利用目的の変更）

1. 当社は、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲内においてのみ、利用目的を変更します。
2. 利用目的を変更した場合には、変更後の目的をご本人に通知し、または本ウェブサイトにおいて公表します。

第6条（第三者提供の制限）

当社は、次のいずれかに該当する場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく、個人データを第三者に提供しません。

1. 法令に基づく場合
2. 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
3. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
4. 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
5. その他個人情報保護法により第三者提供が認められる場合

なお、次条に定める業務の委託、合併その他の事由による事業の承継に伴う提供は、第三者への提供に該当しません。

第7条（業務の委託）

1. 当社は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データの取扱いの全部または一部を外部の事業者に委託することがあります。
2. 委託にあたっては、個人データを適正に取り扱っていると認められる委託先を選定し、委託契約等において安全管理措置、秘密保持、再委託の条件等を定め、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。
3. 当社は、請求書の発行、代金の回収および与信審査を、国内の決済代行事業者（［決済代行事業者：確定後に記載］）に委託することがあります。この場合、お申込みいただいた会社名、所在地、担当者の氏名・連絡先、請求金額等を当該事業者に提供します。
4. 現時点における外国の主な委託先は、次条に記載のとおりです。

第8条（外国にある第三者への提供）

1. 当社は、本サービスおよび本ウェブサイトの運営のため、次の外国にある事業者に個人データの取扱いを委託しています。

お問い合わせ内容の保存先：［お問い合わせの保存先：確定後に記載］

2. 当社は、上記の委託先が、個人情報保護法第4章第2節の規定により個人情報取扱事業者が講ずべきこととされている措置に相当する措置（以下「相当措置」といいます。）を継続的に講ずるために必要な体制を整備していることを、委託先との契約および委託先が定めるデータ処理に関する条件により確認したうえで提供しています。
3. アメリカ合衆国における個人情報の保護に関する制度については、個人情報保護委員会が公表している情報（外国制度（アメリカ合衆国））をご参照ください。
4. 当社は、委託先による相当措置の実施状況を定期的に確認し、その実施に支障が生じた場合には必要かつ適切な措置を講じます。
5. ご本人から求めがあった場合には、委託先における体制の整備の方法、相当措置の概要、その実施状況の確認の方法および頻度その他個人情報保護法施行規則に定める事項について、第19条の窓口にて遅滞なく情報を提供します。ただし、情報の提供により当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合は、その全部または一部を提供しないことがあります。

第9条（共同利用）

当社は、個人データを第三者と共同して利用することは行っていません。共同利用を行う場合には、あらかじめ個人情報保護法に定める事項をご本人に通知し、または本ウェブサイトにおいて公表します。

第10条（お客様が本サービスに登録するデータの取扱い）

1. 登録データに含まれる個人情報は、お客様が管理するものであり、当社はお客様から本サービスの提供に必要な範囲でその取扱いの委託を受けた者として取り扱います。
2. 当社は、登録データを、お客様に本サービスを提供する目的（運用、保守、障害対応およびお客様からのお問い合わせへの対応を含みます。）以外には利用しません。
3. 当社が登録データを統計その他の目的に利用するのは、お客様から別途書面または電磁的方法による同意を得た場合に限ります。この場合においても、個人および企業を特定できないよう加工し、複数のお客様の情報と合算した形でのみ利用します。
4. 登録データに含まれる個人情報に関する開示等のご請求は、当該データを管理するお客様に対して行ってください。当社は、お客様からの指示に基づき、その対応に協力します。
5. 契約終了時の登録データの返却および削除は、第15条に定めます。

第11条（安全管理措置）

当社は、個人データの漏えい、滅失またはき損の防止その他の安全管理のため、個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」に示された区分に沿って、次の措置を講じます。

（1）基本方針の策定

個人データの適正な取扱いの確保のため、関係法令・ガイドライン等の遵守、質問および苦情処理の窓口等を定めた本ポリシーを策定し、公表しています。

（2）個人データの取扱いに係る規律の整備

取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者およびその任務等について定めた取扱規程を策定し、これに従って取り扱います。

（3）組織的安全管理措置

• 個人情報保護管理者を置き、個人データを取り扱う者およびその取り扱う範囲を限定しています。
• 取扱規程に違反している事実または兆候を把握した場合、および漏えい等の事案が発生した場合の報告連絡体制を整備しています。
• 個人データの取扱状況について、定期的に点検を行います。

（4）人的安全管理措置

• 個人データを取り扱う役員、従業者および業務委託先の担当者から秘密保持に関する誓約を受けます。
• 個人データの取扱いに関する留意事項について、定期的に教育を行います。

（5）物理的安全管理措置

• 個人データを取り扱う端末を限定し、端末の盗難・紛失に備えて、ログインの設定および記憶装置の暗号化を行います。
• 個人データが記載された書類および記録媒体は施錠できる場所に保管し、廃棄する際は復元できない方法で行います。
• 本サービスのデータは、物理的な入退室管理が行われる委託先のデータセンターに保存されます。

（6）技術的安全管理措置

• 本サービスでは、利用者の役割に応じて閲覧および操作できる範囲を制限しています。
• 本サービスおよび本ウェブサイトの通信は暗号化（TLS）しています。保存されるデータは、データ保存基盤の機能により暗号化（AES-256）されます。
• ログインの有効期限の設定、外部からの不正アクセスや不正な画面埋め込みを防ぐ設定等により、不正アクセスの防止に努めています。
• 重要な操作について、操作者、日時および内容を記録しています。

（7）外的環境の把握

当社は、アメリカ合衆国に所在する事業者に個人データの取扱いを委託しています。同国における個人情報の保護に関する制度を把握したうえで、上記の安全管理措置を講じています（第8条をご参照ください）。

安全管理措置の詳細は、セキュリティのページにも記載しています。

第12条（保有個人データに関する事項の公表）

個人情報保護法第32条に基づき、保有個人データに関して次の事項を公表します。

第13条（開示・訂正・利用停止等の請求手続）

1. ご本人またはその代理人は、当社に対し、保有個人データの利用目的の通知、開示（第三者提供記録の開示を含みます。）、内容の訂正・追加・削除、利用の停止・消去、第三者への提供の停止（以下「開示等」といいます。）を請求することができます。
2. 開示等のご請求は、第19条のお問い合わせ窓口にメールでご連絡ください。当社から請求の方法をご案内します。
3. ご本人確認のため、運転免許証、マイナンバーカード（表面のみ）、パスポート等の本人確認書類の写しをご提出いただきます。本籍地および個人番号が記載されている場合は、その部分を見えないようにしてご提出ください。代理人によるご請求の場合は、これに加えて委任状および代理人の本人確認書類の写しをご提出いただきます。
4. 利用目的の通知および開示に係る手数料は、無料とします。
5. 当社は、ご本人確認のうえ、遅滞なく対応し、その結果をご本人が指定された方法（電磁的記録の提供または書面の郵送）により回答します。ご指定の方法による開示に多額の費用を要する場合その他当該方法による開示が困難な場合は、書面により回答します。
6. 法令の定めにより開示等に応じられない場合は、その旨と理由をご通知します。
7. 登録データに含まれる個人情報については、第10条第4項のとおり、当該データを管理するお客様に対してご請求ください。

第14条（Cookie等の利用およびアクセス解析）

1. 本ウェブサイトの広告用のページでは、表示された回数とボタンが押された回数を、個人を特定しない形で集計します。ブラウザに識別用の値は保存しません。
2. 本サービスでは、ログイン状態を維持するため、ログインに必要なCookieを使用します。このCookieを無効にすると、本サービスをご利用いただけません。
3. 本ウェブサイトは、文字の表示に Google LLC（アメリカ合衆国）が提供するウェブフォントを使用しています。ページを表示する際、閲覧者のブラウザから同社に、IPアドレス、ブラウザの種類、閲覧したページのアドレス等が送信されます。送信された情報は同社のプライバシーポリシー（Google プライバシーポリシー）に従って取り扱われます。
4. 現時点において、本ウェブサイトでは第三者の広告配信事業者による広告用のCookieを使用していません。

第15条（保存期間および削除）

1. お問い合わせ・資料請求でいただいた情報は、最後のご連絡から［保存期間：確定後に記載］経過した時点で削除します。
2. 導入作業のためにお預かりしたファイル（Excel・CSV等）は、取込みの完了をお客様に確認いただいた日から14日以内に削除し、削除した日をお知らせします。
3. 契約期間中・契約終了日から30日間は、ご希望に応じて当社が全データを書き出してお渡しします（一覧ごとのCSVは画面からも書き出せます）。登録データは、契約終了日から31日目以降に削除します。
4. 法令により保存が義務付けられている情報（請求に関する記録等）は、法令に定める期間保存します。

第16条（漏えい等が発生した場合の対応）

1. 当社は、個人データの漏えい、滅失、き損その他の事態が発生し、またはそのおそれがあることを把握した場合には、速やかに事実関係を調査し、被害の拡大防止および再発防止のために必要な措置を講じます。
2. 個人情報保護法に定める報告対象事態に該当する場合は、個人情報保護委員会への報告およびご本人への通知を行います。
3. 登録データについては、漏えい等またはそのおそれを把握した時点から3日以内（土曜日、日曜日および祝日を含みます。）にお客様にお知らせし、お客様が行う個人情報保護委員会への報告およびご本人への通知に協力します。

第17条（未成年者の個人情報）

本サービスは法人向けのサービスであり、未成年者が単独で利用することを想定していません。未成年者が本ウェブサイトからお問い合わせ等を行う場合は、親権者等の法定代理人の同意を得たうえで行ってください。

第18条（本ポリシーの改定）

1. 当社は、法令の改正、事業内容の変更その他の必要に応じて、本ポリシーを改定することがあります。
2. 改定後の本ポリシーは、本ウェブサイトに掲載した時点から効力を生じます。ただし、法令上ご本人の同意が必要となる変更を行う場合は、当社所定の方法によりご本人の同意を得ます。
3. 重要な変更を行う場合は、本ウェブサイトまたはお客様への通知により、事前にお知らせします。

第19条（お問い合わせ窓口）

本ポリシーおよび個人情報の取扱いに関するご質問、ご相談、苦情、開示等のご請求は、次の窓口までご連絡ください。

制定日：［制定日：確定後に記載］
トンボ合同会社
代表社員 松野 克行